Power BI pour le contrôle de gestion
Le contrôle de gestion est le métier qui utilise le plus Power BI, et celui qui en tire le plus vite un bénéfice : un reporting mensuel qui se met à jour au lieu de se reconstruire, des écarts au budget lisibles par toute la direction.
Les indicateurs que vous construirez
- Chiffre d’affaires et marge par activité, par client, par produit
- Réel, budget et reprévision, avec écarts en valeur et en pourcentage
- Cumul depuis le début d’exercice et comparaison à l’année précédente
- Frais généraux par centre de coût
- Besoin en fonds de roulement, encours clients et fournisseurs
Les données viennent en général de l’ERP (grand livre, ventes, achats), d’un fichier de budget saisi dans Excel et de référentiels (plan analytique, structure des centres de coût). Le défi n’est pas technique : c’est de rapprocher des sources qui n’ont pas la même granularité, un budget mensuel par compte face à des écritures quotidiennes par pièce.
Pour suivre les marges par chantier, voir Power BI dans le BTP ; pour un établissement de santé, Power BI en santé et médico-social.
Le reporting mensuel en trois pages
Une page de synthèse avec les cinq indicateurs clés du mois et leur écart au budget, une page d’analyse des écarts par activité avec un graphique en cascade, une page de détail filtrable par centre de coût. Le tout actualisé à partir des exports de clôture déposés dans un dossier.
Voir aussi l’article Construire un premier tableau de bord de contrôle de gestion.
Les modules à privilégier
Power Query
Consolider les exports de clôture et le fichier de budget.
Modélisation
Une table de dates fiscale, un plan analytique en dimension.
DAX
Cumuls, N-1, écarts, reprévision.
Data visualisation
Graphique en cascade, matrice d’écarts.
Le format le plus efficace est l’intra pour une équipe de contrôle de gestion, planifié hors période de clôture, avec un extrait de vos données. Pour un contrôleur seul, une session inter suivie d’un module DAX fonctionne aussi.
Vos questions
Power BI remplace-t-il l’outil de consolidation ?
Non. Power BI restitue et analyse ; la consolidation statutaire reste dans les outils dédiés. Power BI peut en revanche lire leurs sorties pour le reporting de gestion.
Comment gérer un exercice qui ne commence pas en janvier ?
Avec une table de dates qui porte l’exercice fiscal et des fonctions de temps paramétrées sur la date de fin d’exercice. C’est un point à demander explicitement dans le programme.
Le budget saisi dans Excel peut-il rester dans Excel ?
Oui. Power Query le lit, le dépivote (colonnes de mois en lignes) et le relie au réel. Les équipes continuent de saisir là où elles ont l’habitude.